Unterbrechungen bei der Arbeit: Strategien für weniger Störungen

Sie haben geplant , sich die Zeit zu nehmen, diesen Text zu lesen. Das wird vermutlich vier Minuten beanspruchen, wenn Sie ihn am Stück durchlesen. Aber in dieser Zeit werden Mails ankommen. Wird vielleicht das Telefon klingeln und ein Kollege oder eine Kollegin den Raum betreten. Und am Ende werden Sie zehn Minuten benötigt haben, bis sie den letzten Satz gelesen haben. Realistisch gesehen ist es nämlich so: Wollen wir wirklich fokussiert etwas tun, müssen wir uns eigentlich abschotten. Türen zu, Benachrichtigungen ausstellen und am besten Noise-Cancelling-Kopfhörer aufsetzen. Warum eigentlich? Multitasking ist doch heute eine Grundanforderung an Mitarbeiter:innen! Und Unterbrechungen gehören schlichtweg zum Berufsalltag.

Fakt ist: Was oben beschrieben wurde, ist eine Darstellung einer anstrengenden Arbeitsweise, die auf Dauer zu Problemen führt. Und die heute nicht selten vorkommt: Denn Digitalisierung und Arbeitsverdichtung stellen die Menschen vor neue Herausforderungen. 81 Prozent der Arbeitnehmer:innen spüren eine deutliche Zunahme der zu bewältigenden Arbeitsmenge, 74 Prozent zusätzlich eine Zunahme paralleler Arbeitsprozesse. Für die meisten Menschen ist es heute im beruflichen Alltag fast unvermeidlich, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen und das Telefon, das Mail-Postfach und Kund:innen, Patient:innen oder Kinder im Blick zu behalten. Praktisch bedeutet das allerdings, dass keine dieser Aufgaben mit voller Konzentration ausgeführt wird.

Mitarbeiter:innen im Büro, bei Banken oder im Verwaltungswesen, im Gesundheitswesen oder in Produktionsfirmen, im Lager oder im Bauwesen – sie alle arbeiten mit ständiger Unterbrechung und müssen stets darauf gefasst sein, aus ihrem konzentrierten Tun herausgerissen zu werden. Hier setzt aber nicht etwa eine Art Gewöhnung ein, vielmehr führt die wiederkehrende Störung konzentrierter Arbeit zu mangelnder Aufmerksamkeit und stellt Arbeitnehmer:innen immer häufiger auch vor psychische Herausforderungen. In Studien wurde nachgewiesen, dass Zeitdruck, Frustration und emotionale Erschöpfung zunehmen, wenn es zu häufigen Störungen während der Aufgabenerfüllung kommt.
Besonders im Dienstleistungssektor klagen Arbeitnehmer:innen über häufige Störungen: 52 Prozent sind demnach stark belastet. Auffällig ist die Störungshäufigkeit auch bei der digitalisierten Arbeit, hier klagen 62 Prozent der Befragten, ihrer Arbeit nicht ungestört nachgehen zu können. Die Qualität der Arbeit leidet, Fehler und Unfälle können entstehen, Frustration, Chaos und hohe psychische Belastung drohen. Die Folgen können verheerend sein – etwa bei Flugzeugmechaniker:innen, die eine Maschine checken, oder Notärzt:innen im Einsatz. Und auch wenn ein Fehler „nur“ Geld kosten sollte, ist die Schaffung einer ungestörten Arbeitsumgebung – sofern möglich – empfehlenswert, da mittelfristig ansonsten die Produktivität leidet.

Welche Störungen gibt es und wie unterscheiden sie sich?

Es gibt verschiedene Formen von Unterbrechungen: Zu unterscheiden sind sie zunächst in solche, die von außen kommen, sogenannte externale, und solche, die wir selbst herbeiführen, sogenannte internale. Externale können sowohl von anderen Menschen als auch durch Computerabstürze, Lieferverzögerungen oder ähnliches verursacht werden. Sie umfassen all jene Störungen, die die ursprüngliche Tätigkeit vorübergehend beenden und wodurch sich Arbeitnehmer:innen einer neuen und ungeplanten Aufgabe zuwenden. Bei internalen Unterbrechungen wählt die Person den Zeitpunkt der Unterbrechung selbst – macht eine Pause, schaut kurz in die Social-Media-Kanäle, plaudert mit einem Kollegen oder einer Kollegin oder nimmt einen Termin wahr , der selbst vereinbart wurde – eine Konferenz beispielsweise oder ein Kundengespräch.
Entscheidend ist: Die Dauer einer Arbeitsunterbrechung ist fast egal, denn bereits weniger als drei Sekunden reichen aus, dass sich die Fehlerquote verdoppelt. In manchen Berufsgruppen kann das verheerend sein und sowohl gesundheitliche als auch wirtschaftlich unvorhersehbare Konsequenzen haben. Gleichzeitig verlangsamt sich außerdem die Arbeitsleistung, denn bei der Wiederaufnahme der Tätigkeit nach einer Unterbrechung muss zunächst der aktuelle Stand wieder abgerufen werden.

Darum kann das Gehirn kein Multitasking

So schön Multitasking klingt: Es ist ein Mythos. Neurobiologisch gibt es das nicht. Das Erledigen mehrerer Dinge gleichzeitig ist vom Gehirn so nicht vorgesehen – und wird von ihm sogar verhindert. Selbstverständlich gibt es Einschränkungen: Man kann spazieren gehen und gleichzeitig mit Freunden reden, man kann essen und Zeitung lesen. Und während dieser Text entsteht, läuft Musik. Aber dies sind Beispiele automatisierte Prozesse – und Musik kann zur Abschottung dienen. Man kann aber viele Dinge eben nicht gut gleichzeitig machen: Autofahren und Nachrichten tippen oder Maschinen bedienen und gleichzeitig Zeitung lesen sind keine guten Ideen.
Reden wir über komplexe Aufgaben, werden diese in kleinsten Aufteilungen nacheinander erledigt, Stück für Stück und abwechselnd. Wer jetzt denkt, dass das doch auch in Ordnung ist, hat die Rechnung ohne unser Gehirn gemacht: Das nämlich speichert die Informationen zunächst nur im Ultrakurzzeitgedächtnis und nur wenn wir ihnen Aufmerksamkeit geben, bleiben sie länger bestehen. Wechselt man aber sofort zur nächsten Aufgabe, gehen die Informationen verloren. Erkenntnissen von Neurobiologen zufolge sinkt die Leistungsfähigkeit des Gehirns bei Multitasking auf die eines achtjährigen Kindes. Konkret verringert sich die Leistungsfähigkeit um 20 bis 40 Prozent, wenn Aufgaben parallel statt nacheinander erledigt werden. Demnach haben vor allem ältere Arbeitnehmer:innen Schwierigkeiten mit Multitasking. Im Gegensatz dazu gibt es natürlich auch Menschen, die in solchen Situationen zur Hochform auflaufen und Multitasking lieben. Sie haben die Abwechslung gern und mögen es, wenn viel los ist. Aber: Auch sie sind nicht leistungsfähiger – sie leiden nur weniger darunter.

Ständige Unterbrechungen machen krank

Unterbrechungen und Multitasking fördern Stress: Der Puls geht schneller, der Atem wird flacher – und Dauerstress macht krank. Es gibt eine Reihe empirischer Hinweise für den Zusammenhang zwischen Arbeitsunterbrechungen und psychischer Gesundheit. Nervosität, Schlafstörungen, Magen-Darm-Probleme und Bluthochdruck sind typische Stresssymptome. Mit der Zeit schwächt Dauerstress das Immunsystem und kann Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Rückenschmerzen und Übergewicht verursachen. Am Ende droht ein Burn-out. Darauf deutet auch die stete Zunahme der Arbeitsunfähigkeitstage wegen psychischer Erkrankungen hin: In den vergangenen zehn Jahren hat sich die Anzahl der Fehltage aufgrund psychischer Störungen mehr als verdoppelt. Im Jahr 2021 verzeichnete die DAK-Gesundheit 276 Fehltage je 100 Versicherte, wobei ein psychischer Krankschreibungsfall durchschnittlich 39,2 Tage dauerte.
Das Grundproblem ist, dass aufgrund fehlender Erholungsphasen keine Rückkehr zu einem Erholungszustand gelingt und sich das System auf hohem Beanspruchungsniveau einpendelt. Über die hohe Belastung hinaus führen Arbeitsunterbrechungen aber auch zu einer negativen Grundeinstellung und lösen Emotionen aus, die zu einem Gefühl des Kontrollverlustes führen können.

Unterbrechungen unterbrechen

Wer also Unterbrechungen vermeiden will, muss sich selbst und seine Umwelt disziplinieren. Hier einige Ideen, wie das klappen kann:

• Aufgaben nacheinander erledigen und sich zeitliche Räume dafür schaffen.
• Priorisierung der aus der Unterbrechung hervorgegangenen Aufgabe: Ist es ein Notfall oder lässt es sich aufschieben?
• Notizzettel für Unterbrechungsaufschiebung. Schnell aufschreiben und dann vergessen – bis später.
• Inseln ungestörter Arbeitsatmosphäre schaffen: Mailbenachrichtigungen aus, Videokonferenzen einplanen, MS Teams blockieren, Telefon leise stellen, Tür schließen, Arbeiten gegebenenfalls abgeben.
• Eine Konzentrationsuhr oder auch entsprechende Hinweiszettel für Kolleg:innen helfen, ungestört und konzentriert zu arbeiten. Dazu stellt man die Zeit ein, bis wann man ungestört arbeiten möchten, und hängt es sichtbar auf.
• Falls sich Multitasking nicht vermeiden lässt: Alles in Ruhe angehen, Erfahrungen nutzen, Prioritäten setzen.

Gehen Unterbrechungen auch positiv? Keine Pause ist keine Lösung!

Was aber ist mit der Kaffeepause, dem sinnierenden Blick nach draußen oder der kurzen Dehnungsübung? Ist das auch eine Störung? Ja, aber eine gute! Solche Arbeitsunterbrechungen steigern die Konzentration, denn diese Störungen werden als angenehm empfunden und wirken am Ende sogar leistungsförderlich. Wenn sich Meeting an Meeting reiht beispielsweise, ist die Konzentrationsfähigkeit schnell auf dem Nullpunkt angelangt. Eine kurze Bewegungseinheit fördert indes die Fokussierung, wie Wissenschaftler herausfanden. Vor allem zu Pandemiezeiten klagten immer mehr Menschen im Homeoffice darüber, sich zunehmend gestresst zu fühlen mit digitalen Meetings, Mails und schlimmstenfalls gleichzeitiger Kinderbetreuung wegen Homeschoolings. Diese Unterbrechungen, positiv zu nutzen und feste Zeiten der Konzentration mit kontrollierten Pausen zu sortieren, ist überaus hilfreich.
Aber viele Menschen tun sich schwer damit, abzuschalten. Entspannen ist für sie harte – wenn auch lohnenswerte – Arbeit. Alle 90 Minuten eine sinnvolle und gesunde Pause zu machen, ist effektiv und beugt Stress vor. Der Arbeitgeber ist dazu mitunter sogar verpflichtet: Die „Bildschirmarbeitsverordnung“ etwa schreibt vor, dass Arbeitnehmer:innen zur Entlastung der Augen regelmäßig kurze Pausen einlegen sollen. Das fördert Gesundheit, Wohlbefinden und Arbeitsleistung. Richtig gestaltete Pausen steigern die Arbeitseffizienz und Sicherheit im Unternehmen.

So lassen sich Pausen gut nutzen

• Atmen: Kleine Übung, große Wirkung. Dazu aufrecht hinsetzen und die Schultern gerade ziehen. Nun wird nach der 4-6-8-Methode durch die Nase in den Bauch geatmet. Tief einatmen, bis vier zählen, die Luft anhalten, bis sechs zählen, langsam durch den Mund ausatmen und bis acht zählen. Fünf Mal wiederholen.
• Lachen: Das baut Stress ab, stärkt die Abwehrkräfte und hebt wegen Ausschüttung von Glückshormonen die Stimmung. Amüsantes zur Entspannung gibt es überall.
• Progressive Muskelentspannung: Einzelne Muskelgruppen, beginnend mit den Füßen, werden der Reihe nach angespannt und abrupt wieder entspannt. Die meisten Menschen sind schon vor den Armen entspannt.
• Durchstrecken: Ausgedehntes Strecken hilft, dazu aufstehen, Beine ausschütteln, Arme in die Luft strecken und dehnen. Fünf Minuten ausgiebiges Strecken kann bis zu eine Stunde Schlaf ersetzen (kein Grund, nun daran zu sparen).