Workation – wie arbeiten unter Palmen funktioniert

Draußen scheint die Sonne, das Thermometer zeigt 30 Grad an und im Hintergrund hört man das Rauschen der Wellen. Urlaubsfantasie? Nein, Arbeitsplatz – denn das Apartment mit Blick aufs Meer ist für die nächsten zwei Wochen das Büro. Und das mit dem Segen des Arbeitgebers. Workation nennt sich dieser New-Work-Trend, der sich seit der Corona-Pandemie zunehmender Beliebtheit erfreut.

Was versteht man unter Workation?

Die Workation ist eine Form des mobilen Arbeitens. Es ist ein Hybrid aus „work" (Arbeit) und „vacation" (Urlaub). Dabei verlegen Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsort beispielsweise ins Hotel, in die Ferienwohnung oder sogar in den Camping-Bus. War Remote-Arbeit vor der Corona-Pandemie noch eher die Ausnahme, gehört sie seit 2020 zum „New Normal“ (neuen Normal) in der Arbeitswelt. Workation im Speziellen und flexibles, ortunabhängiges Arbeiten im Allgemeinen gilt als ein wesentliches Merkmal von New Work.

Unterscheiden lässt sich die individuelle Workation von der Team-Workation. Bei ersterer arbeitet eine einzelne Person von einem beliebigen Ort im In- oder Ausland. Bei der zweiten Form arbeitet in der Regel ein ganzes Team bzw. ein Teil davon für eine begrenzte Zeit von einem Urlaubsort aus.

Wichtig: Einen Rechtsanspruch auf mobiles Arbeiten gibt es übrigens nicht, der Arbeitgeber kann den Wunsch der Angestellten ohne Begründung ablehnen.

Wer macht Workation?

In der Studie „Workation zwischen Wunsch und Wirklich“ der Wirtschaftsprüfungsgesell-schaft PricewaterhouseCoopers (PwC) geben vier von zehn befragten Berufstätigen im Alter von 18-65 Jahren an, dass sie bereits Erfahrung mit dem Arbeitsmodell gesammelt haben. Vor allem bei jüngeren männlichen Beschäftigten bis 39 Jahren ist die Workation beliebt. Sie dient besonders gerne als „Winterflucht“ – rund 82 Prozent der Befragten halten einen Aufenthalt im sonnigen Süden (Spanien 37 %, Italien 32 %) während der kalten Wintermonate in Deutschland für besonders attraktiv. Und es zeigt sich: Eine Workation muss man sich auch leisten können. Vor allem Besserverdienende mit einem monatlichen Haushaltsnettoeinkommen von 4000 Euro und mehr haben diese spezielle Form des mobilen Arbeitens bereits ausprobiert.

Erfahrungsbericht und Lessons Learned: Sommer-Workation in Italien

Arbeiten am Urlaubsort? Kann das wirklich funktionieren? Unser Autor hat es vergangenen Sommer in Italien für zwei Wochen ausprobiert und ist der Meinung: Ja, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Unsere Tipps für eine gelungene Workation:

• Rechtzeitig planen und Zustimmung einholen: Zunächst war da diese Idee: „Wenn meine Frau und ich schon mal in Italien sind, könnten wir doch unseren Urlaub verlängern und zwei Wochen von dort aus arbeiten.“ Gesagt, getan. Da wir Berge und Meer lieben, wollten wir eine Woche in Südtirol anhängen und die andere Woche in den Marken am Meer verbringen. Zunächst mal galt es, unsere Vorgesetzten für das Vorhaben zu gewinnen. Das war in unserem Fall kein Problem, weil wir zu diesem Zeitpunkt ohnehin größtenteils im Homeoffice arbeiteten. „Das ist Teil von New Work und völlig in Ordnung“, so die Antwort unserer Vorgesetzten. Die formellen Dinge regelt man dann mit HR, für die Workation musste ich lediglich eine Vereinbarung für mobiles Arbeiten im Ausland unterzeichnen. Im Anschluss informierte ich noch die Teamkolleg:innen über das Vorhaben – das war’s.
• Vor Ort muss es sich gut arbeiten lassen: Die Auswahl des Workation-Standortes ist das A und O. Es braucht selbstredend eine gute Infrastruktur. Was vor allem bedeutet, dass man eine stabile und schnelle Internetverbindung in der Ferienwohnung oder dem Hotel vor Ort benötigt, die den Standards im Homeoffice entspricht. Um keine bösen Überraschungen zu erleben, sollte man sich nicht nur auf Beschreibungen oder Bewertungen verlassen. Ein kurzer Anruf bei der Vermieterin oder dem Vermieter, bei dem man die Internetgeschwindigkeit explizit erfragt, schafft zusätzliche Sicherheit. Wichtig ist auch, dass man einen geeigneten Arbeitsplatz – möglichst einen Schreibtisch – am Workation-Standort hat. Die Couch oder der Küchentisch sollten nicht zweckentfremdet werden! Wer konzentriert arbeiten möchte, sollte auch darauf achten, dass man eine ruhige Location mit wenig Verkehrslärm oder sonstigen Geräuschkulissen – eine Disko nebenan beispielsweise kann einem den Schlaf rauben – auswählt. Noise-Cancelling-Kopfhörer sind sehr hilfreich, wenn unerwarteter Lärm, z. B. in Form einer Baustelle, auftritt. Für bestimmte Länder – etwa England oder die Schweiz ¬– braucht es auch Steckdosenadapter, die man sich vorab besorgen sollte. Ansonsten gilt: Das übliche Equipment miteinpacken, das man auch im Homeoffice benötigt, um der Arbeit effizient nachgehen zu können.
• Feierabend- und Lunch-Aktivitäten planen: Sehnsüchtige Blicke auf die Berge oder den Strand? Nur allzu verständlich! Wer weiß, dass er abends noch einen Trailrun auf den Hausberg macht, im Meer Surfen geht oder ein Open-Air-Konzert besucht, arbeitet motivierter und zielstrebiger. Und wenn das Wetter nicht mitspielt, so wie bei uns die ersten Tage in Südtirol, kann man sich auch kleinere Auszeiten gönnen – etwa einen Besuch im gemütlichen Café um die Ecke. Urlaubsfeeling ist garantiert, wenn man den Klang einer fremden Sprache hört, mal was Unbekanntes isst oder – zumindest bei uns in Italien – der Kaffee einfach köstlich schmeckt. Um die Workation-Gegend kennenzulernen, kann man auch eine aktive Mittagspause machen. Dafür eignet sich zum Beispiel ein kleiner Spaziergang oder eine schnelle Runde auf dem Fahrrad. Danach fällt das Arbeiten wieder leichter.
• Vor oder nach der Workation ein paar Urlaubstage dranhängen: Ganz ehrlich, der tägliche Blick auf die Berge von unserem Apartment in Südtirol hat die Sehnsucht nach spannenden Abenteuern in den Dolomiten natürlich befeuert. Dennoch war es auszuhalten. Denn zum einem hatten wir uns am Wochenende vor der Workation den Traum von der Marmolata-Besteigung erfüllt und zum anderen wussten wir: Am Ende der Workation wartet noch mal ein Bergwochenende mit zwei spannenden Hochtouren auf uns. Diese Mischung aus positiven Erinnerungen und Vorfreude ist optimal, um in der Workation konzentriert arbeiten zu können und nicht das Gefühl zu haben, ständig etwas zu verpassen.
• Auf den Output kommt es an: Am Ende der Workation wird man an seinen Arbeitsergebnissen gemessen. Das unterscheidet sich nicht vor der Arbeit im Homeoffice oder Büro. Daher sollte man sich bewusst sein: Nur wenn man normal performt, wird sich der Arbeitgeber wieder auf eine Workation einlassen. Dementsprechend sollte man den gleichen Ehrgeiz wie zuhause zeigen. Das heißt nicht, dass man die Workation nicht genießen darf. Vor und nach getaner Arbeit und am Wochenende heißt es: Eintauchen in ein anderes Leben – weit weg vom Alltag.

+++ Arbeiten aus dem Ausland – was Unternehmen beachten sollten +++

• Mobiles Arbeiten als Grundlage: Die Voraussetzung für eine Workation ist, dass mobiles Arbeiten im Unternehmen erlaubt ist, denn es ist arbeitsrechtlich gesehen eine Form des mobilen Arbeitens.
• Dauer: Ist die Workation kürzer als vier Wochen am Stück geplant, entsteht kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf. Dann muss im Arbeitsvertrag beispielsweise auch nicht der Arbeitsort von Deutschland zum Urlaubsland umgeändert werden.
• Arbeitsvertrag ergänzen: Ab einem Monat Auslandsaufenthalt sollten Personaler:innen den Zeitraum und die Rahmenbedingungen (Arbeitsort und -zeit, Erreichbarkeit, Kostenerstattung, Rückkehr etc.) durch eine Zusatz- oder Änderungsvereinbarung regeln.
• Sozialversicherung: Das vorübergehende Arbeiten im Ausland wird als Entsendung angesehen. Innerhalb der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und der Schweiz reicht somit eine A1-Bescheinigung für den Erhalt der deutschen Sozialversicherung aus. Liegt der Arbeitsort außerhalb der EU, muss HR sich über die Vorschriften zur Sozialversicherungspflicht informieren. Auskunft geben die zuständige Krankenkasse oder die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung–Ausland (DVKA). Bei längerem Auslandsaufenthalt und Sonderfällen kann bei der DVKA eine Ausnahmegenehmigung beantragt werden.
• Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Mitarbeiter:innen legal ihren Beruf in dem jeweiligen Land ausüben.
• Arbeitsrechtliche Anforderungen: Arbeitszeit- und Pausenregelungen sowie Vergütungsvorschriften müssen Personalverantwortliche an das Urlaubsland anpassen.
• Lohnsteuer: Besteht die Workation maximal für 183 Tage, ändert sich beim Lohnsteuerabzug nichts für den Arbeitgeber. Ist die oder der Beschäftigte regelmäßig im Ausland tätig oder dauert der Aufenthalt länger als 183 Tage, entsteht eine Lohnsteuerpflicht am jeweiligen Arbeitsort.
• Datenschutz: Um sicherzugehen, dass Fremde nicht auf sensible Daten zugreifen können, müssen Unternehmen Sicherheitslücken schließen, zum Beispiel mit einem VPN-Tunnel.

Workation – was bringt das Unternehmen?

Ob die Workation für den jeweiligen Mitarbeitenden erfolgreich verläuft, hängt in erster Linie von ihr oder ihm selbst ab, das hat unser Erfahrungsbericht gezeigt. Doch was sind die Vor- und Nachteile für Unternehmen?

Vorteile:

• Gutes Employer-Branding-Tool, stärkt die Arbeitgebermarke: Eine Workation anzubieten macht sich gut. Denn dadurch zeigt sich ein Unternehmen modern und aufgeschlossen für neue Arbeitstrends – und hebt sich von der Konkurrenz ab: Laut einer Befragung des ifo-Instituts bieten bisher nur acht Prozent der deutschen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen diese spezielle Form des mobilen Arbeitens an.
• Positiver Effekt auf Motivation und Arbeitsproduktivität: Dass die Aussicht auf eine kleine Auszeit vom Alltag in Form einer Workation, motivierend wirken kann, erscheint logisch. Doch wie Umfragen zeigen, kann ein Umfeld, wie es eine Workation bietet, auch die Kreativität, die Zufriedenheit und sogar die Produktivität der Beschäftigten steigern.
• Wirkt sich positiv auf Recruiting aus, insbesondere für Gewinnung der Gen Z: Vor allem für jüngere Arbeitnehmer:innen sind mobile Arbeitsformen wie die Workation entscheidend. Wer junge Talente für sich gewinnen will, ist daher klar im Vorteil, wenn er mobiles Arbeiten im Ausland gestattet.
• Gruppen-Workation ist förderlich fürs Teambuilding: Wenn ein Unternehmen nicht nur individuelle Workations gestattet, sondern auch Team-Workations an einem attraktiven Ort organisiert, profitiert es nicht nur von einer Stärkung der Arbeitgebermarke. Auch die Teammitglieder können so enger zusammenrücken und sich abseits der Arbeit kennen und schätzen lernen.

Nachteile:

• Erhöhter Kommunikations- und Koordinationsbedarf: Bei größeren Zeitunterschieden zwischen Workation-Ort und dem Standort der Teamkolleg:innen und Kund:innen ist beispielsweise die Terminfindung nicht immer ganz einfach. Flexibilität ist hier gefragt! Da viele Unternehmen die Workation-Möglichkeiten auf das europäische Ausland beschränken, ist die Zeitverschiebung aber in der Regel ohnehin kein großes Thema.
• Weniger Kontrollmöglichkeiten: Auch beim Wort „Homeoffice“ rümpften bis vor wenigen Jahren viele Personalverantwortliche oder Führungskräfte die Nase – mittlerweile haben aber auch Skeptiker:innen gemerkt: Das funktioniert ganz gut! Auch die Workation braucht vermutlich ein wenig Zeit, um breite Akzeptanz zu erhalten. Wer allerdings argumentiert, dass es hier keine Kontrollmöglichkeiten mehr gibt und die Mitarbeiter:innen nur noch am Strand liegen würden, könnte genauso gut auch das Homeoffice wieder verbannen. Denn auch hier könnten Beschäftigte ihre Freiheiten – wenn sie es darauf anlegen – missbrauchen. Daher besser auf die Eigenverantwortung der Kollegin:nnen vertrauen!
• Nicht für alle Mitarbeiter:innen und Jobs im Unternehmen geeignet: Schon schwerer wiegt das Argument, dass nicht jedes Teammitglied eine Workation machen kann – sei es aufgrund von familiären Verpflichtungen oder weil man es sich aus finanziellen Gründen einfach nicht leisten kann. Darüber hinaus gibt es in jedem Unternehmen Tätigkeiten, die eine Präsenz vor Ort verlangen. Etwa Pförtner:innen, Sicherheitsangestellte oder Facility Manager – dies kann zu einer Art Zweiklassengesellschaft führen und womöglich Neid und Missgunst schüren.

Remote-Work – die Zukunft der Arbeit?

Mobiles Arbeiten wird in Zukunft – aller Voraussicht nach – die Arbeitswelt noch stärker prägen, als dies heute schon der Fall ist. Dafür spricht die Tatsache, dass in vielen Branchen die Arbeit oft genauso gut remote erledigt werden kann und dies Kosten für Unternehmen (teure Büroräume) und Mitarbeitende (Fahrtkosten) spart. Hinzu kommt: Viele Betriebe können es sich schlichtweg nicht mehr leisten, ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens zu verwehren. Denn angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels wird es in Zukunft noch schwieriger werden, geeignete Arbeitskräfte für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Die Workation als besondere Form des mobilen Arbeitens ist vor allem für diejenigen Arbeitnehmer:innen attraktiv, die gerne neue Länder und Kulturen kennenlernen, sich selbst gut organisieren können und kein Problem damit haben, Arbeit und Urlaub miteinander zu kombinieren.