Arbeiten im Homeoffice: die Herausforderung, sich selbst zu managen

Die Corona-Pandemie hat die Welt, wie wir sie kannten, grundlegend verändert. Auch unsere Arbeitswelt ist dadurch bis heute nachhaltig betroffen. Während zum ersten Lockdown rund 30% der Beschäftigten im Homeoffice arbeiteten, sind es derzeit noch knapp ein Viertel der Arbeitnehmer:innen. Zum Vergleich: Vor der Pandemie waren es lediglich 4%. Viele standen durch diese plötzliche Umstellung vor ganz neuen Herausforderungen. Die alltägliche Routine und die Fahrt ins Büro waren plötzlich passé und das hauseigene Büro beziehungsweise oft genug der heimische Küchentisch die neue berufliche Heimat. Neben dem Arbeitsplatz musste dabei auch die Arbeitszeit neu eingerichtet werden. Denn durch die aufgebrochene Routine waren Arbeitsbeginn sowie -ende offen und von jedem oder jeder neu zu definieren. Auch die Mittagspause ergab sich nicht ganz natürlich dadurch, dass die Kollegen:innen zur Kantine aufbrechen. Was uns zur größten Herausforderung im Homeoffice bringt: sich und seine Zeit selbst zu managen.

Homeoffice: Wenn die Arbeit am Esstisch Platz nimmt

Die neuen Strukturprobleme ergeben sich vor allem durch die fehlende Abgrenzung zwischen beruflichen und privaten Räumen. Vor allem, wenn der Esstisch zum provisorischen Schreibtisch umfunktioniert ist, die Kinder während des Meetings an der Tür klopfen oder man abends im Wohnzimmer die Zeit vergisst und länger vor sich hin arbeitet. Studien bestätigen dies: Laut einer Umfrage der Techniker Krankenkasse aus dem Frühjahr 2020 empfinden 60% der Befragten, die von Zuhause aus arbeiten, dass die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben im Homeoffice verschwimmen. Für mehr als jede:n Vierte:n ist das eine Belastung. Eine der Folgen: Während des Lockdowns häuften sich die Krankheitstage aufgrund von psychischen Belastungen. Sie liegen aktuell hinter den Rückenschmerzen auf Platz zwei der Ursachen für einen krankheitsbedingten Arbeitsausfall.

New Work: die Chancen des Homeoffice und Möglichkeiten zur Abgrenzung

Durch die erlassene Corona-Arbeitsschutzverordnung waren Arbeitgeber Anfang 2020 dazu verpflichtet, Mitarbeitern:innen das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen, insofern keine betrieblichen Gründe dagegensprachen. Wo möglich, bot das Homeoffice damit die Möglichkeit, die Arbeit zu verrichten, auch wenn das Büro geschlossen war. Ein Vorteil für Arbeitgeber wie auch -nehmer:innen. Aktuell kehren viele Mitarbeiter:innen wieder in die Unternehmensräume zurück, dennoch bleibt daneben auch das Konzept Homeoffice erhalten. Vor allem hybride Arbeitsmodelle, die eine Aufteilung der Arbeitszeit auf Büro und zu Hause erlauben, etablieren sich in vielen Unternehmen. Homeoffice ist inzwischen für Viele zum neuen Standard geworden: Rund 73% der Arbeitnehmer:innen wünschen sich aktuell einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Denn das Arbeiten von zu Hause hat auch einen ganz praktischen Nutzen: Man hat wieder mehr Zeit für sich. Dazu ist es für viele hier leichter, in Ruhe und fokussiert zu arbeiten. Aber um diese Möglichkeit auch optimal zu nutzen, benötigt es eine klare Abgrenzung zwischen Beruflichem und Privatem und damit: Strukturen. „Hier kann man an zwei Hebeln ansetzen: am Raum und am eigenen Verhalten. Räumlich empfiehlt es sich, die Arbeit abends außer Sicht zu räumen, entweder in dem man alles wegräumt, den Schreibtisch hinter einer Schranktür verschwinden lässt oder/und seinen Arbeitsbereich verlässt. Außerdem sollte man sich selbst eine Tagestruktur geben und abends Arbeitslaptop und Handy ausschalten“, empfiehlt Anja Kluge, Expertin für Organisationsentwicklung und Architekturpsychologie.

Lange Arbeitszeiten erhöhen das Risiko für Herzerkrankungen und Schlaganfälle

Klare Arbeitsstrukturen beugen zudem auch Überstunden vor und verhindern gleichzeitig, dass Pausen vergessen oder bewusst ausgelassen werden. Rund eine Stunde pro Tag arbeiten wir im Durchschnitt länger, wenn wir im Homeoffice sind. 2020 leistete jede:r Beschäftigte rund 19 bezahlte und 21,9 unbezahlte Überstunden. Chronisch lange Arbeitszeiten sind dabei nicht nur stressig, sondern sogar gesundheitsgefährdend. Die Weltgesundheitsorganisation WHO hat zusammen mit der Internationalen Arbeitsorganisation ILO eine Analyse veröffentlicht, die deutlich macht, dass lange Arbeitszeiten für etwa ein Drittel der Krankheiten, die mit der Arbeit in Verbindung stehen, verantwortlich sind. Wer beispielsweise 55 oder mehr Stunden die Woche arbeitet, habe der Studie zufolge ein rund 35% höheres Risiko für einen Herzinfarkt und 17% höheres Risiko für eine Erkrankung der Herzkranzgefäße, die zu Arteriosklerose (Arterienverkalkung) führen kann.

Soziale Kontakte erhöhen die individuelle Stressresilienz, auch per Videochat

Der fehlende persönliche Kontakt zu den Kolleg:innen im Homeoffice birgt dabei zusätzliche gesundheitliche Risiken. Denn emotionale Belastungen wie das Gefühl der Einsamkeit oder auch die vielen psychischen Folgen der Corona-Pandemie wirken sich nicht nur auf unsere Stimmung aus, sie bedingen auch eine geringere Stresskompetenz sowie Herz-Kreislauf-Erkrankungen. Als soziales Wesen benötigt der Mensch Kontakt zu anderen. Vor allem in Belastungssituationen kann es daher helfen, direkt auf andere zuzugehen, anstatt zu versuchen, Probleme allein für sich zu bewältigen. Daher rät auch Anja Kluge dazu, bei stressigen Situationen im Homeoffice tief durchzuatmen, eine Runde spazieren zu gehen und Kollegen/-innen um Hilfe zu bitten. Sport, kreative Hobbies und soziale Kontakte sind laut Expertin ebenfalls ein guter Ausgleich.

Die richtige Kommunikation für eine optimale digitale Zusammenarbeit

Es ist dabei nicht nur entscheidend, dass wir kommunizieren, sondern vor allem auch, wie. Denn „falsche“ Kommunikation kann zu Missverständnissen und Unmut führen. Vor allem im Homeoffice ist diese Gefahr größer, da hier ein Bildschirm den persönlichen Kontakt ersetzt. Dadurch wird automatisch Distanz generiert, die wiederum durch Kommunikation ausgeglichen werden muss. Eine klare Strategie kann unnötigen Stress und Konflikte verhindern. Dabei ist es vor allem wichtig, das entsprechende Anliegen direkt auf den Punkt zu bringen und nicht um den sprichwörtlichen Brei zu reden. Fragen sollten eindeutig adressiert werden und beispielsweise mit Screenshots verdeutlicht werden. Durch die neutrale Formulierung stößt man Kolleg:innen nicht vor den Kopf und vermeidet zudem lange Abstimmungen. Entscheidend dabei ist vor allem, dass man bei Unklarheiten die entsprechenden Kolleg:innen fragt. Die Hemmschwelle dafür ist im Homeoffice deutlich höher, da man die Zeit der anderen nicht unnötig in Anspruch nehmen möchte. Damit redet man das Anliegen oftmals kleiner, als es eigentlich ist, was darin mündet, dass man es zumeist versucht allein zu lösen. Bei größeren Teams bieten sich darüber hinaus Projektmanagement-Tools wie JIRA an, die Verantwortlichkeiten deutlich fixieren, Fortschritte transparent dokumentieren und regelmäßige Abstimmungen automatisieren. Das schiebt unnötigen vereinzelten Abstimmungen, Missverständnissen und übergreifender Unzufriedenheit einen Riegel vor.

Selbstmanagement ist nicht für Jede:n leicht – aber möglich

Richtige Kommunikationsstrategien können das Stresslevel im Homeoffice reduzieren – was es dauerhaft niedrig hält, sind klare übergreifende Strukturen. Ein gewisses Maß an Selbstmanagement kann dabei unterstützen, die Arbeit effektiv und vor allem auch gesund zu verrichten. Doch nicht für Jede:n von uns ist das eine leichte Aufgabe. Menschen mit einem hohen Maß an Selbstdisziplin fällt es zumeist leichter, Strukturen zu etablieren und auch einzuhalten. Und nicht zuletzt liegt die Herausforderung für das Selbstmanagement zunächst einmal darin, die Zeit zu finden, sie zu überdenken und zu implementieren. Wie man das schaffen Kann? „Da hilft nur eins: einfach machen. Nicht nachdenken, sondern machen. Am besten formuliert man für sich selbst eine ‚Wenn-Dann-Regel‘, wie zum Beispiel: "Immer wenn ich abends mit der Arbeit aufhöre, dann gehe ich kurz eine Runde um den Block. Und wenn es mal nicht klappt, am nächsten Tag wieder probieren“, empfiehlt Anja Kluge. Für alle, die weitere Inspirationen benötigen, gibt es spezielle Methoden, um Strukturen schnell und unkompliziert in den Alltag zu integrieren.

Fünf einfache Tipps für einen gesunden Arbeitsplatz zu Hause

1. Richten Sie sich Ihren Arbeitsplatz so ein, dass Sie gerne Zeit an ihm verbringen. Ob Sie ihn mit Fotos gestalten oder lieber so leer wie möglich halten – hier ist Ihr Geschmack gefragt.
2. Achten Sie auch zu Hause darauf, ergonomisch zu arbeiten. Das heißt, Ihr Arbeitsplatz sollte gut beleuchtet, der Bildschirm dabei aber gut lesbar sein, ohne dass Licht sich darin spiegelt. Beim Stuhl sollten Sie darauf achten, dass Ihr Rücken sich bequem anlehnen kann. Stellen Sie die Stuhlhöhe so ein, dass Ober- und Unterschenkel einen 90°-Winkel ergeben und die Füße flach auf dem Boden aufliegen.
3. Gestalten Sie Ihren Tisch so, dass Sie genügend Platz haben. Bildschirm und Unterlagen sollten genauso einfach greifbar sein wie die Teetasse.
4. Vermeiden Sie Ablenkungen bei Arbeiten, die Sie konzentriert abarbeiten müssen, indem Sie zum Beispiel Ihr Handy – insofern nicht für die Arbeit benötigt – weglegen oder auf Flugmodus schalten.
5. Um Ihre Zeit stets im Blick zu haben, stellen Sie an Ihrem Arbeitsplatz eine gut sichtbare Uhr oder einen Wecker auf.

Fünf einfache Tipps für eine gesunde Arbeitsroutine zu Hause

1. Beginnen Sie Ihren Morgen ähnlich zu der Routine, die Sie befolgen, wenn Sie ins Büro fahren. Dazu gehört auch, nach dem Frühstück in arbeitstauglicher Kleidung in den Arbeitstag zu starten. Somit setzt man sich klare Abgrenzungen zwischen Arbeit und Privatleben.
   
2. Bringen Sie Routine in Ihren Alltag, indem Sie morgens zum Beispiel erstmal in Ruhe durch Ihre E-Mails gehen und sich danach eine To Do-Liste für den Tag machen. Unterscheiden Sie dabei in Prioritäten-Kategorien, wie Kategorie A für sehr wichtige Aufgaben, Kategorie B für weniger wichtige Dinge, die sich auch morgen noch erledigen lassen und Kategorie C für Aufgaben, die keine Priorität haben und notfalls ganz ausfallen oder abgegeben werden können.
3. Erinnern Sie sich mithilfe eines Weckers oder eines Termins, den Sie sich in Ihren Kalender eintragen, an Pausen. Das sollten idealerweise 5 Minuten pro Stunde sein. Sie können das auch intern mit Ihren Kolleg:innen so handhaben, dass Termine nicht zu vollen Stunden angesetzt werden, sondern jeweils 5 Minuten nach der vollen Stunde beginnen und 5 Minuten davor wieder enden. Nutzen Sie diese Pausen, um zu lüften, Wasser zu trinken und kurz aufzustehen.
4. Halten Sie Ihre Mittagspausen ein und vermeiden Sie, dass Ihnen hier Termine eingestellt werden, indem Sie Ihren Kalender mit einem entsprechenden Termin blocken. Essen Sie dabei in Ruhe und grenzen Sie auch hier Privates ab, indem Sie bewusst nicht am Arbeitsplatz essen.
5. Beenden Sie Ihre Arbeit zu geregelten Zeiten. Sollte es an einem Tag ein bisschen länger dauern müssen, so versuchen Sie dafür, an einem anderen Tag etwas kürzer zu treten.